La fórmula secreta para planear el evento perfecto

Primer ingrediente: la base estratégica

Un evento perfecto comienza siempre con una planificación detallada y estructurada. Y no es simplemente una lista de tareas. Suele ser un enfoque exhaustivo que permite ver el evento desde una perspectiva general en la etapa inicial. Una vez que tengas la estructura general, verás que el proceso en sí es mucho más fácil y fluido.

¿Cómo hacerlo de manera correcta?

Desglosa el evento en fases y define los elementos principales de cada una en un cronograma estructurado. En la etapa de planificación es importante definir los plazos y las actividades críticas que tienen prioridad ante otras.

El truco que usan muchos organizadores de eventos es una herramienta adaptada del mundo de gestión de proyectos, la ruta crítica. Este método permite identificar las tareas cruciales y prestar atención a que se completen a tiempo. Aquí encontrarás qué es el método de la ruta crítica y cómo identificar las actividades que la componen.

Ahora bien, un ejemplo. Imagina que estás organizando una feria de tecnología. Entre las actividades más importantes está elegir el lugar, promocionar el evento, y coordinar a los ponentes. Supongamos que la selección de espacio y la confirmación de los ponentes, son cruciales para celebrar el evento.

De este modo, si la confirmación del lugar o de los ponentes se retrasan, todo el evento podría verse comprometido. Usando el método de la ruta crítica, puedes identificar estas actividades como tareas críticas y darles máxima prioridad. Mientras que otras tareas, como la diseño de promo o la decoración, pueden ajustarse sin afectar tanto el evento.

En otras palabras, al aplicar el método en la etapa de planificación de evento, puedes identificar claramente qué actividades son verdaderamente esenciales para el éxito del evento y cuáles permiten más flexibilidad.

Segundo ingrediente: el impacto 80/20

Uno de los errores que comete la gente que organiza eventos por primera vez, es poner el mismo esfuerzo en todos los aspectos y detalles. La verdad es que en muchos casos solo algunas decisiones tienen un impacto notable en el resultado final. Aquí estamos hablando del principio de Pareto o regla 80/20. Según esta regla, el 20% de las acciones generan el 80% del impacto. Lo mismo se puede aplicar a la organización de un evento.

Esto significa que, muchas veces en lugar de dejarte la piel perfeccionando todos los detalles, puedes concentrarte en los aspectos que marcan la diferencia y conseguir lo mismo o más. Si estás organizando una conferencia internacional, por ejemplo, el éxito no depende de qué color serán las carpetas con los materiales, sino de la calidad de los ponentes y las ponencias, la implicación de los asistentes y la ejecución fluida del programa.

¿Cuáles son los aspectos más importantes de la regla 80/20 para eventos?

Define y prioriza elementos de alto impacto para el evento particular.
Reduce el tiempo y el esfuerzo que dedicas a los detalles secundarios.
Invierte recursos en lo que genera más valor para los asistentes.

Tercer ingrediente: las capas de experiencia

Organizar un evento exitoso no solo implica desarrollar bien el programa y ejecutarlo sin contratiempos. Un evento es una experiencia para el participante e involucra sus sentidos. Para que los asistentes disfruten y la recuerden, es mejor afrontar la organización de un evento con un enfoque en capas (dimensiones) de experiencia. De este modo cada capa podría contribuir a la impresión final.

¿Qué capas puede tener la experiencia de un evento?

Visual que incluye colores, iluminación, decoración y branding.
Sensorial como música, temperatura, aromas y texturas.
Emocional que se basa en historias, discursos e interacciones.
Funcional que cubre los aspectos prácticos como logística, tiempos, accesibilidad y comodidad.

En un lanzamiento de producto de una marca de lujo, por ejemplo, es muy importante el ambiente: la música de fondo, la iluminación, los aromas. En un congreso médico, aparte de las ponencias, también hay que fijarse en tecnologías interactivas como simuladores y modelos 3D y en la parte visual. En un festival de música las capas podrían incluir una oferta gastronómica, ambiente inmersivo, iluminación especial. Y hay muchas más opciones.

Cuarto ingrediente: los planes de contingencia

Por muy buena que sea la planificación, siempre habrá imprevistos. Los más experimentados siempre tienen un Plan B (C, D y unos cuantos más). ¿Cuáles son los típicos imprevistos en un evento?

Problemas técnicos (sonido, ordenadores, conexión)
Retrasos en la agenda
Cambios de último minuto en la asistencia
Clima para eventos al aire libre
Fallos en el catering
Inconvenientes con proveedores

¿Y cómo afrontar y responder a estos imprevistos?

Identificar los aspectos más vulnerables de tu evento
Crear uno o más escenarios por si el plan original falla
Asignar a personas responsables de controlar y responder a cualquier contratiempo.

En una conferencia corporativa, por ejemplo, puedes reservar un espacio alternativo en caso de que el principal no esté disponible. Aparte de eso puedes tener las versiones digitales de presentaciones por si algún ponente no puede asistir.

Quinto ingrediente: la conexión emocional

Los eventos exitosos suelen ser aquellos que logran crear una conexión emocional profunda con los participantes. Así que la forma en que los participantes se sienten en el evento y sus impresiones son clave para el éxito.

¿Cómo conectar con las emociones de los asistentes?

A través de una historia. Una narrativa emocional es crucial para poder conectar con las personas.
Aumentando la interacción. El networking o actividades colaborativas planificadas permiten a los asistentes crear conexiones y sentirse más involucrados tanto en el evento, como en la causa.
A través de sorpresas. Las emociones positivas se generan también con lo inesperado. Si así lo permite el carácter de evento, deja espacio para sorprender a los asistentes de manera genuina.

Supongamos que está planificando una conferencia en el ámbito del bienestar. La conexión emocional aquí se puede establecer a través de una narrativa que resuene con las experiencias de los participantes. A lo largo del evento, podría añadir elementos interactivos como actividades de mindfulness o charlas donde los participantes puedan compartir sus historias. La sorpresa podría ser una meditación guiada.

Sexto ingrediente: la personalización

Los organizadores de eventos con experiencias saben que un evento exitoso es aquel que está adaptado a las necesidades y expectativas de los participantes con mayor precisión. La personalización es clave para ello.

¿Cómo personalizar la experiencia?

Antes del evento, investiga o haz encuestas para conocer los intereses de tus participantes y ajustar las actividades a esos temas. Durante el evento, puedes ofrecer horarios flexibles para actividades paralelas o la posibilidad de elegir entre diferentes ponencias según lo que les interese. Ya que está cada vez más digitalizado todo, puedes usar apps o crear páginas web para eventos personalizar la experiencia con agendas individuales o recomendaciones personalizadas.

Supongamos que preparas una conferencia de marketing. Puedes dar acceso a secciones o paneles exclusivos según los intereses específicos de los participantes (SEO, SEM).. Además, se puede ofrecer un espacio de networking personalizado según las áreas de interés para establecer las conexiones.

Séptimo ingrediente: la sostenibilidad y el impacto social

Afortunadamente, cada vez somos más conscientes de nuestro entorno y de la importancia de la sostenibilidad en cualquier aspecto de la vida. Esto mismo se aplica a la organización de eventos. Los asistentes ahora no solo se fijan en cómo ha sido el evento, sino también en su impacto ambiental y social. De ahí, puede encontrar muchos consejos y guías de cómo organizar un evento sostenible.

¿Cómo hacer que el evento sea más sostenible?

Minimizar desperdicios y elegir materiales reciclables o reutilizables.
Siempre que se puede, colaborar con proveedores locales, artistas y pequeños negocios.
Considera el uso de energías renovables y transporte sostenible para los asistentes.

En una conferencia corporativa, por ejemplo, puedes reemplazar los típicos materiales impresos con materiales digitales publicados en las apps móviles (agenda, presentaciones y cualquier documento). Además, puedes colaborar con proveedores locales para cosas de logística y apoyar así a la economía local..

Encontrando la fórmula para el evento perfecto

Como puedes ver, la fórmula de un evento perfecto consiste de varios “ingredientes” que juntos permiten crear una experiencia única. Resumiendo, se trata de: